Veranderen van sociaal secretariaat: de kalender beslist, niet de goodwill
Gepubliceerd op 5 september 2026 — Aureus Social Pro
Kort: u kunt niet op eender welke dag overstappen. De RSZ laat een wissel van gevolmachtigde alleen toe bij de overgang naar een nieuw kwartaal. Alles wat u erna doet, is planning rond die ene datum.
De regel die uw datum bepaalt
In de administratieve onderrichtingen van de RSZ staat dat een wijziging van gevolmachtigde enkel kan bij de overgang naar een nieuw kwartaal. Concreet: 1 januari, 1 april, 1 juli of 1 oktober. Er bestaat geen versnelde procedure, en het heeft niets te maken met de snelheid van de ene of de andere dienstverlener.
Zeg dat aan uw boekhouder of aan uw zaakvoerder vóór er een datum wordt beloofd. Wie het pas achteraf hoort, denkt dat de overname vastloopt bij de nieuwe partij, terwijl het gewoon de kalender is.
Wat de RSZ vormelijk vraagt
- Een schriftelijke overeenkomst tussen werkgever en gevolmachtigde, die de opdrachten omschrijft.
- Een volmacht ondertekend door beide partijen, meegedeeld aan de RSZ.
- Het beheer van die volmachten verloopt via de toepassing Mahis.
Bron: administratieve onderrichtingen van de RSZ, « Het mandaat ». Primaire tekst gelezen op 3 augustus 2026.
De vier stappen, in de goede volgorde
- Uw huidige overeenkomst nakijken — Opzegtermijn en opzegvorm staan in uw contract met het huidige secretariaat. Lees ze vóór u een datum belooft: zij bepalen het vroegste kwartaal dat haalbaar is.
- De nieuwe volmacht laten opmaken — Een schriftelijke overeenkomst tussen werkgever en gevolmachtigde die de opdrachten omschrijft, plus een volmacht ondertekend door beide partijen. Die wordt aan de RSZ meegedeeld.
- De historiek overzetten — Loongegevens, anciënniteiten, verlofsaldi, lopende contracten, de individuele rekeningen van het lopende jaar. Vraag ze op vóór de opzeg ingaat, niet erna.
- Op de kwartaalgrens overschakelen — De DmfA van het aflopende kwartaal blijft bij het vertrekkende secretariaat. Het nieuwe start met een volledig kwartaal, nooit halverwege.
De fout die het duurst is
De historiek ná de opzeg opvragen. Zolang u klant bent, is de overdracht van uw eigen gegevens een vanzelfsprekendheid; daarna is het een gunst. Vraag de individuele rekeningen, de anciënniteiten en de verlofsaldi op terwijl de overeenkomst nog loopt.
De tweede fout is de opzegtermijn pas lezen wanneer de nieuwe partner al is gekozen. Die termijn, samen met de kwartaalregel hierboven, bepaalt welk kwartaal realistisch is — soms is dat het volgende, soms dat daarna.