Wat een sociaal secretariaat doet — en wat de erkenning verandert

Een sociaal secretariaat neemt de administratieve formaliteiten van de tewerkstelling over. In de praktijk: de lonen berekenen op basis van het barema van uw paritair comité, de sociale bijdragen inhouden en doorstorten, de bedrijfsvoorheffing berekenen en inhouden, de DmfA per kwartaal opstellen en indienen, de Dimona indienen bij elke aanwerving en elk vertrek, de jaarlijkse fiscale fiches voorbereiden, en de verplichte sociale documenten afleveren — loonfiches, C4, attesten.

Het model is eenvoudig: u bezorgt de gegevens — gepresteerde uren, verlof, premies — en u krijgt de fiches en de aangiften terug. Wat u koopt is niet zozeer de rekensom als wel het uitbesteden van de opvolging: iemand anders houdt de kalender bij.

Dit is het deel dat de meeste pagina\'s overslaan, en het is nochtans het enige dat de keuze beslecht. De RSZ kent twee types gemachtigden.

De erkende sociale secretariaten worden opgericht door private personen en werkgeversorganisaties, onder de vorm van een vzw. Voldoen ze aan bepaalde voorwaarden, dan kan de Minister van Sociale Zaken hen erkennen. Die erkenning geeft hen voorrechten — in de eerste plaats het exclusieve recht om de bijdragen te innen die hun aangesloten werkgevers verschuldigd zijn — maar legt hun ook verplichtingen op, waaronder controles.

De dienstverleners zijn niet erkend. Ze genieten die voorrechten niet: ze mogen de benaming « sociaal secretariaat » niet gebruiken en ze mogen de bijdragen niet innen.

En dan het punt dat men doorgaans niet verwacht: voor al de rest verandert de erkenning niets. Een gemachtigde, erkend of niet, mag in naam en voor rekening van werkgevers de formaliteiten inzake sociale zekerheid vervullen. Uw Dimona en uw DmfA mogen dus door een niet-erkende dienstverlener worden opgesteld en ingediend.

Geen enkele Belgische regel verplicht een werkgever zich bij een sociaal secretariaat aan te sluiten. U mag uw loonadministratie zelf voeren, of ze toevertrouwen aan een gemachtigde naar keuze.

Wat wel verplicht is, is het resultaat: de Dimona vóór de eerste werkdag, de correcte inhoudingen, de DmfA per kwartaal, de fiches op hun datum, en het naleven van het sectorale barema. Wie die verplichtingen nakomt, voldoet — of er nu een secretariaat, een dienstverlener of niemand tussen zit.

Wie de administratie uitbesteedt, verleent een mandaat, en dat mandaat heeft vormvereisten. Er is een schriftelijk contract tussen werkgever en gemachtigde dat de opdrachten omschrijft, en een door beide partijen ondertekende volmacht die aan de RSZ wordt genotificeerd. Het beheer verloopt via de toepassing Mahis.

Eén gevolg verrast bijna iedereen die van gemachtigde wil veranderen: een wissel kan enkel ingaan bij het begin van een nieuw kwartaal. Dat is geen commerciële voorwaarde maar een regel die uw hele planning bepaalt — wie in de loop van een kwartaal beslist, mikt op de eerstvolgende kwartaalgrens.

Aureus Social Pro is een dienstverlener, geen erkend sociaal secretariaat — en het staat hier omdat het uw keuze verandert. Concreet: wij stellen uw Dimona en uw DmfA op en dienen ze in, u ziet elke lijn van elke berekening vóór ze vertrekt, en u betaalt de RSZ rechtstreeks. Uw geld passeert langs niemand.

De prijs: 29 EUR excl. btw per loonfiche, eenmalig 149 EUR excl. btw opstartkosten, dienstencontract van drie jaar.

En wanneer u beter een erkend secretariaat neemt: wanneer u wil dat een derde de inning van uw bijdragen beheert, of wanneer niemand bij u de verantwoordelijkheid voor de aangifte wil dragen. Beide antwoorden zijn juist — ze slaan op verschillende bedrijven.