Loonsoftware kiezen in België: negen criteria die tellen

Loonsoftware is in België geen rekenmachine. Het verschil met een gewoon boekhoudpakket zit in drie punten, en het zijn precies die drie die men bij een demonstratie moet nakijken.

Het paritair comité. Uw sector legt het minimumbarema vast, vaak de eindejaarspremie, soms maaltijdcheques, ecocheques of verplaatsingsvergoedingen. Software die uw comité niet kent, rekent correct met verkeerde bedragen — en dat is de fout die niemand ziet, omdat de rekensom klopt.

De aangiften. Rekenen is de helft; indienen is de andere. Dimona vóór de eerste werkdag, DmfA per kwartaal, de fiscale fiches per jaar. Software die een bestand aanmaakt dat u daarna zelf ergens moet uploaden, heeft de tweede helft niet gedaan.

De indexeringen. Belgische lonen bewegen doorlopend, met een eigen kalender per sector en soms een spilindex die niemand op voorhand kent. Een barema dat maanden achterloopt, betaalt te weinig — en te weinig betalen is geen boekhoudkundig detail, het is een inbreuk.

1. Uw paritair comité, en wie het bijwerkt. Vraag niet of het comité « ondersteund » is, maar wie het barema bijwerkt en hoe snel na een sectorakkoord.

2. Rechtstreeks indienen. Dimona, DmfA en de fiscale fiches vanuit de toepassing zelf, zonder tussenstap.

3. Zichtbare berekening. Elke lijn van bruto naar netto, met de reden ernaast. Een netto zonder zichtbare tussenstappen kunt u niet verdedigen tegenover uw werknemer.

4. De verminderingen. Structurele en categoriale verminderingen, eerste aanwervingen, doelgroepverminderingen. Ze worden zelden vergeten door kwaad opzet, wel doordat niemand ernaar keek.

5. De uitzonderingen die uw bedrijf werkelijk heeft. Studenten, flexi-jobs, deeltijds werk, nachtarbeid, zondagwerk. Een pakket dat enkel voltijdse bedienden aankan, past bij weinig bedrijven.

6. De documenten. Arbeidsovereenkomst, arbeidsreglement, C4, attesten. Vraag wat inbegrepen is en wat los wordt aangerekend — dat verschil maakt de eindfactuur.

7. De export naar uw boekhouding. In het formaat van uw boekhouder, niet in een formaat dat hij moet leren.

8. Wat er gebeurt bij vertrek. Uw historiek terugkrijgen, in een leesbaar formaat. Te stellen vóór de handtekening.

9. De volledige prijs. Per fiche, plus opstart, plus looptijd. De drie samen, of het is geen prijs.

Twee dingen, en ze horen expliciet gezegd. Het eerste is de inning van de bijdragen: dat recht is voorbehouden aan de erkende sociale secretariaten. Bij een dienstverlener betaalt u de RSZ rechtstreeks.

Het tweede is de verantwoordelijkheid voor de aangifte. Tegenover de RSZ blijft de werkgever de aangever, wat de gemachtigde ook is en welke software er ook draait. Dat is geen kleine lettertjes: het is de reden waarom criterium 3 — de zichtbare berekening — hoger staat dan alle comfortfuncties samen.

29 EUR excl. btw per loonfiche, eenmalig 149 EURexcl. btw opstartkosten, dienstencontract van drie jaar. Aureus Social Pro is een dienstverlener, geen erkend sociaal secretariaat: wij stellen uw aangiften op en dienen ze in, en u betaalt de RSZ rechtstreeks.