Kmo: het personeelsdossier dat een controle verwacht

Men stelt zich een sociale controle voor als een onderzoek naar rechten. In de praktijk is het vaak een vraag naar stukken, met een termijn om ze voor te leggen.

• Het arbeidsreglement, en het bewijs dat het ter beschikking staat.
• De arbeidsovereenkomsten, met hun geschrift waar dat vereist is.
• De loonfiches en de individuele rekeningen.
• De arbeidstijdregistratie waar ze wordt opgelegd.
• De Dimona-bevestigingen.
• De polis arbeidsongevallen.

De meeste opmerkingen bij een eerste controle gaan niet over een ontbrekend recht, maar over een stuk dat bestaat en niet terug te vinden is. Dat is een ordeprobleem, en het is het goedkoopste om op te lossen.

Er is geen ondergrens in aantal werknemers. Eén werknemer volstaat om het verplicht te maken.

Het bevat de uurroosters, de betaalwijze van het loon, de gedragsregels, de sancties en de klachtenprocedure. En het moet ter beschikking staan van elke werknemer — een reglement dat in een lade ligt, telt niet als meegedeeld.

De termijnen verschillen per document en lopen tot jaren na het einde van de tewerkstelling. Het praktische gevolg weegt zwaarder dan de exacte duur: een dossier opruimen bij het vertrek van een werknemer is bijna altijd te vroeg.

Het is dezelfde logica als bij de arbeidsongevallen, waar de stukken tien jaar meegaan: een geschil over een oude periode duikt op wanneer niemand het dossier nog verwacht.

De RSZ erkent twee soorten gemachtigden: de erkende sociale secretariaten en de dienstverleners. Het onderscheid wordt bijna altijd verkeerd voorgesteld, ook in onze eigen Franse versie van dit artikel: de erkenning bepaalt niet het recht om voor u aan te geven, maar het recht om uw bijdragen op eigen rekening te innen.

Aureus is een dienstverlener. Wij stellen uw Dimona en DmfA op en dienen ze in; u betaalt de RSZ rechtstreeks. De volledige uitleg staat in onze gids over het sociaal secretariaat.