Als kmo uw sociaal secretariaat verlaten: wanneer wel, wanneer niet
Gepubliceerd op 5 september 2026 — Aureus Social Pro
Kort: de overstap heeft één harde beperking — een wissel van gemachtigde kan enkel ingaan bij het begin van een nieuw kwartaal. Al de rest is planning rond die ene datum. En de vraag « wel of niet vertrekken » hangt minder af van de prijs dan van wie in uw bedrijf de fout wil kunnen zien vóór ze vertrekt.
De datum die alles bepaalt
Alles begint bij één regel, en wie ze te laat leest verliest een kwartaal: een wissel van gemachtigde kan enkel ingaan bij het begin van een nieuw kwartaal. Niet op de verjaardag van uw contract, niet op de eerste van de maand — op 1 januari, 1 april, 1 juli of 1 oktober.
Praktisch betekent dat: wie in mei beslist, mikt op 1 juli, en heeft dus zes weken om alles te regelen. Wie in augustus beslist, mikt op 1 oktober. De beslissing zelf duurt zelden lang; het is de voorbereidingdie de tijd vraagt, en ze past precies in die ruimte tussen twee kwartaalgrenzen.
Waarom kmo\'s vertrekken — en het is zelden de prijs alleen
De terugkerende redenen zijn vier. De wachttijd: een correctie die pas het volgende kwartaal zichtbaar wordt, terwijl de werknemer nu vragen stelt. De ondoorzichtigheid: een nettoloon dat klopt zonder dat iemand kan tonen waarom. De vergeten verminderingen: een structurele of categoriale vermindering die niemand heeft opgemerkt, en die maanden later opduikt. En de onbekende eindfactuur: een basistarief dat men kent, met daarnaast losse posten die men pas ontdekt.
Wat die vier gemeen hebben, is niet het tarief maar de afstand tot de berekening. Een kmo die vertrekt, koopt meestal geen korting; ze koopt het recht om te kijken.
Wanneer u beter blijft
Er zijn twee gevallen waarin vertrekken een slecht idee is, en ze horen hier omdat een vergelijkende pagina die ze verzwijgt niet te vertrouwen is.
Het eerste: niemand in het bedrijf wil de aangifte opnemen. Bij een dienstverlener berekent en dient u zelf in. U ziet elke lijn — dat is de winst — maar u blijft de aangever tegenover de RSZ. Zonder iemand die dat wil dragen, verplaatst u het probleem alleen maar.
Het tweede: u hebt de inning nodig. Enkel een erkend sociaal secretariaat mag de door zijn aangesloten werkgevers verschuldigde bijdragen innen. Wie wil dat een derde die stroom beheert, heeft een erkend secretariaat nodig, punt. Bij een dienstverlener betaalt u de RSZ rechtstreeks.
Wat vooraf geregeld moet zijn
Drie zaken, in deze volgorde. Het mandaat: een schriftelijk contract tussen werkgever en gemachtigde dat de opdrachten omschrijft, plus een door beide partijen ondertekende volmacht die aan de RSZ wordt genotificeerd en via de toepassing Mahis wordt beheerd.
De anciënniteiten: in verschillende paritaire comités stuurt de anciënniteit het barema. Eén verkeerde datum en het loon klopt niet meer. Neem ze over tegen een ondertekend document — arbeidsovereenkomst, aanhangsel, officiële fiche — nooit tegen een e-mail die « uit het hoofd » is opgesteld.
Het afgesloten kwartaal: vergewis u ervan dat de vorige gemachtigde het lopende kwartaal volledig heeft ingediend vóór het nieuwe begint. Een half ingediend kwartaal is de klassieke bron van dubbele of ontbrekende lijnen in de DmfA.
Wat het bij ons kost
29 EUR excl. btw per loonfiche, en eenmalig 149 EURexcl. btw voor de opstart, waarin de overname van uw dossiers begrepen is. Het dienstencontract loopt drie jaar.
Die drie gegevens staan bewust in dezelfde alinea. Een prijs per fiche zonder de opstartkosten en zonder de looptijd ziet er lager uit dan hij is, en een kost die men later ontdekt is een slechte kost — ook wanneer het bedrag klein is.